Datenschutzerklärung für die Mitgliedschaft im BdP-Stamm Wildgänse Leer

1. Worum geht es hier?

Damit wir unseren Stamm organisieren können, führen wir eine Mitgliederverwaltung. Darin sind die Daten aller Mitglieder gespeichert, solange sie bei uns sind. Diese Erklärung sagt dir, welche Daten das sind, warum wir sie brauchen und was du dagegen tun kannst.

Für einzelne Veranstaltungen wie Lager, Fahrten und Kurse gilt zusätzlich unsere Datenschutzerklärung für Veranstaltungen. Dort geht es um Daten, die wir nur für die jeweilige Veranstaltung erheben, etwa Gesundheitsangaben.

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

BdP Stamm Wildgänse Leer vertreten durch die Stammesführung:
Harry Röben & Loriana Penning
Fährstraße 6, 26789 Leer
E-Mail: stafue@wildgaense-leer.de

Datenschutzbeauftragte*r:

E-Mail: datenschutz@wildgaense-leer.de

3. Welche Daten speichern wir?

• Name
• Geburtsdatum
• Eintrittsdatum
• Gruppenzugehörigkeit (Sippe, Meute, Runde) und ggf. übernommene Ämter
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Bei Minderjährigen zusätzlich Name und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten

Gesundheitsdaten speichern wir in der Mitgliederverwaltung nicht. Diese erheben wir nur veranstaltungsbezogen und löschen sie kurz nach der jeweiligen Veranstaltung wieder.

4. Wozu brauchen wir diese Daten?

4.1 Verwaltung der Mitgliedschaft

Wir müssen wissen, wer Mitglied ist, seit wann und in welcher Gruppe. Das Geburtsdatum brauchen wir für die Einteilung in die altersgerechte Stufe und für die Planung von Programm und Ämtern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses).

4.2 Kommunikation und E-Mail-Verteiler

Über E-Mail-Verteiler und Telefonlisten informieren wir über Gruppenstunden, Termine, Ausschreibungen und organisatorische Fragen. Bei Minderjährigen richten wir diese Informationen auch an die Erziehungsberechtigten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Kommunikation über den laufenden Betrieb gehört zum Mitgliedschaftsverhältnis. Für Werbung oder Spendenaufrufe würden wir dich gesondert um Einwilligung bitten.

5. Bei Minderjährigen

Die Mitgliedschaft Minderjähriger wird von den Erziehungsberechtigten begründet. Sie erhalten diese Datenschutzerklärung beim Eintritt.

Auch die Daten der Erziehungsberechtigten selbst (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) werden von uns verarbeitet. Alle in Abschnitt 8 genannten Rechte gelten für sie ebenso.

6. Wer hat Zugriff?

• Die Stammesführung
• Die jeweilige Gruppenleitung, beschränkt auf die Mitglieder der eigenen Gruppe
• Das technische Team, das die Software betreut

Wir geben deine Mitgliedsdaten nicht an den BdP-Landesverband, die Bundesebene oder sonstige Dritte weiter. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR findet nicht statt.

6.1 Technischer Betrieb

Die Mitgliederverwaltung ist eine von uns selbst entwickelte Anwendung. Wir betreiben sie auf einem virtuellen Server (VPS) bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Der Server steht in Deutschland. Mit netcup haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Ein Zugriff auf Inhaltsdaten durch netcup findet im regulären Betrieb nicht statt.

Der Zugang zur Anwendung ist passwortgeschützt und die Verbindung verschlüsselt. Zugriffe werden protokolliert.

7. Wie lange speichern wir deine Daten?

Während deiner Mitgliedschaft sind deine Daten in der Mitgliederverwaltung gespeichert.

Nach deinem Austritt löschen wir deinen Namen und deine Kontaktdaten. Erhalten bleiben in anonymisierter Form statistische Angaben zur Mitgliederentwicklung, die keinen Rückschluss auf einzelne Personen zulassen.

Davon unberührt bleiben Unterlagen, die wir aus steuer- oder handelsrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, etwa Beitragsbelege (§ 147 Abs. 1 AO, § 257 HGB).

8. Deine Rechte

• Auskunft (Art. 15): Du kannst jederzeit erfahren, welche Daten wir von dir wofür gespeichert haben.
• Berichtigung (Art. 16): Du kannst verlangen, dass wir falsche Daten korrigieren.
• Löschung (Art. 17): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen.
• Einschränkung (Art. 18): Du kannst verlangen, dass wir deine Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): Du kannst verlangen, dass wir dir deine Daten in einem gängigen Format aushändigen.
• Widerspruch (Art. 21): Du kannst der Verarbeitung widersprechen, soweit wir sie auf ein berechtigtes Interesse stützen.

Bitte beachte, dass wir bestimmte Daten während deiner Mitgliedschaft benötigen: Ohne Namen und Kontaktdaten können wir das Mitgliedschaftsverhältnis nicht führen. Ein Löschverlangen läuft in diesem Fall auf eine Beendigung der Mitgliedschaft hinaus.

Wie du deine Rechte ausübst: Wende dich formlos an die Stammesführung unter stafue@wildgaense-leer.de. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerde: Du kannst dich jederzeit an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n unter datenschutz@wildgaense-leer.de wenden.

Du hast außerdem das Recht, dich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO):

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
https://www.lfd.niedersachsen.de

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und betreiben kein Profiling (Art. 22 DSGVO).

9. Bist du verpflichtet, Daten anzugeben?

Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten benötigen wir, um die Mitgliedschaft führen zu können. Ohne diese Angaben ist eine Mitgliedschaft nicht möglich.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Noch Fragen?

Wende dich gerne an die Stammesführung unter stafue@wildgaense-leer.de oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n unter datenschutz@wildgaense-leer.de.