Wildgänse Leer

Datenschutzerklärung für Veranstaltungen des BdP-Stammes Wildgänse Leer

1. Datenschutz auf einen Blick

Um unsere Lager, Fahrten, Kurse, Seminare usw. durchzuführen, benötigen wir von unseren Teilnehmer*innen und ggf. deren Erziehungsberechtigten personenbezogene Daten (im Folgenden „Daten“). Wir gehen mit diesen Daten genauso verantwortungsvoll um wie mit den Kindern, Jugendlichen und (jungen) Erwachsenen, die uns anvertraut sind. Diese Datenschutzerklärung legt die allgemeinen Grundsätze fest, auf deren Basis wir alle Verarbeitungstätigkeiten bei Veranstaltungen organisieren. Diese Grundsätze werden bei Bedarf veranstaltungsspezifisch ergänzt und angepasst und mit der jeweiligen Ausschreibung veröffentlicht. Unser Ziel ist es, dass jedes Mitglied genau weiß, was mit seinen Daten geschieht, damit es mit gutem Gewissen der Verarbeitung zustimmen kann. Wir bedanken uns für das Vertrauen!

Verantwortliche gem. Art. 4 DSGVO:

BdP Stamm Wildgänse Leer
Christian Wilkendorf & Harry Röben
Stammesführung BdP-Stamm Wildgänse Leer
Fährstraße 6
26789 Leer
E-Mail: stafue@wildgaense-leer.de

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten:

E-Mail: datenschutz@wildgaense-leer.de

Wessen Daten verarbeiten wir? (Betroffene Personenkategorien)

  • Mitglieder und Mitgliedschaftsanwärter*innen, die an der jeweiligen Veranstaltung teilnehmen (im Folgenden „Teilnehmer*innen“)
  • Bei Minderjährigen ggf. deren Erziehungsberechtigten (im Folgenden „Erziehungsberechtigte“)

Welche Daten verarbeiten wir? (Arten betroffener Daten)

  • Bestandsdaten (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht)
  • Kontaktdaten (z.B. Telefon- & Handynummer, E-Mail-Adresse)
  • Gesundheitsdaten (z.B. gesundheitliche Einschränkungen, Erkrankungen, benötigte Medikamente)
  • Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos)
  • Im Falle einer Online-Anmeldung: Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräteinformationen, IP-Adressen)
  • Ggf. Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie)

Wozu verarbeiten wir diese Daten? (Zweck der Verarbeitung)

Damit du an unserer Veranstaltung teilnehmen kannst, müssen wir wissen, wer du bist und wie wir dich erreichen können. Nach der Veranstaltung wollen wir Zuschüsse beantragen, wozu wir auch einige Daten von dir angeben müssen. Zudem geben wir natürlich Geld aus bei dieser Veranstaltung und als Verein sind wir verpflichtet, bestimmte Daten, die im Zusammenhang mit einer Abrechnung stehen, für einige Jahre aufzubewahren. Dein Geburtsdatum und dein Geschlecht benötigen wir u.a. für die Planung von altersgerechtem und koedukativem Programm.

Während der Veranstaltung ist es wichtig, gesundheitliche Zwischenfälle zu vermeiden: Deshalb müssen wir wissen, ob du Vorerkrankungen hast, auf die wir achten müssen, oder ob du bestimmte Medikamente einnehmen musst. Im Falle eines Notfalls brauchen wir z.B. die Kontaktdaten deiner Erziehungsberechtigten oder den Namen deines Hausarztes. Auf der Veranstaltung werden zudem Fotos gemacht, auf denen du möglicherweise zu sehen bist. Diese Fotos wollen wir für unsere Öffentlichkeitsarbeit nutzen.

Diese Zwecke ergeben sich aus unserem Vereinszweck, siehe § 2 BdP Bundessatzung unter https://meinbdp.de/pages/viewpage.action?pageId=3113050.

Dürfen wir das? (Rechtsgrundlagen)

Mit deiner Anmeldung gibst du deine Einwilligung zur Verarbeitung deiner Daten für diese Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 7 DSGVO). Mit der Unterschrift unter die Anmeldung schließen wir mit dir einen Vertrag: Du verpflichtest dich zur Teilnahme an der Veranstaltung, und wir verpflichten uns zur Durchführung und Sorge für dein Wohlergehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weiterhin haben wir rechtliche Verpflichtungen, insbesondere im Bereich der Gesundheitsdaten, die der Wahrung deiner lebenswichtigen Interessen dienen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. c und h in Verbindung mit Abs. 3). Wir haben zudem ein berechtigtes Interesse daran, z.B. Zuschüsse zu beantragen oder neue Mitglieder zu werben, was wir mit Fotos der Veranstaltung unterstützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die genannten Artikel findest du unter den folgenden Links:
Art. 6 DSGVO, Art. 7 DSGVO, Art. 9 DSGVO.

Die Veröffentlichung von Fotos erfolgt durch deine Einwilligung sowie aufgrund der §§ 22 und 23 KUG.

Deine Rechte

  • Du kannst jederzeit von uns verlangen, dass wir dir sagen, welche Daten wir von dir wofür gespeichert haben (Recht auf Auskunft).
  • Du kannst jederzeit von uns verlangen, dass wir falsche Daten von dir berichtigen (Recht auf Korrektur).
  • Du kannst jederzeit von uns verlangen, dass wir deine Daten löschen (Recht auf Löschung) oder nur noch eingeschränkt verarbeiten (Recht auf Einschränkung).
  • Du kannst jederzeit von uns verlangen, dass wir deine Daten an jemand anderen weitergeben (Recht auf Datenübertragbarkeit).
  • Du kannst jederzeit deine Einwilligung widerrufen (Recht auf Widerruf).

Diese Rechte beziehen sich auf die Art. 15–21 DSGVO, die du hier nachlesen kannst.

Bitte beachte, dass wir einen Teil deiner Daten möglicherweise weiter nutzen müssen, um z.B. für deine Sicherheit zu sorgen oder unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn du eines deiner Rechte ausüben möchtest, wende dich bitte an die Stammesführung unter stafue@wildgaense-leer.de.

Du kannst dich außerdem jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, wenn du dich beschweren möchtest:
E-Mail: datenschutz@wildgaense-leer.de

Du hast zudem das Recht, dich bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Meinung bist, dass wir deine Daten nicht ordnungsgemäß behandeln. Die Landesbeauftragte für Datenschutz erreichst du unter http://www.lfd.niedersachsen.de. Dieses Recht ergibt sich aus Art. 77 DSGVO, den du hier findest.

Wie lange behalten wir deine Daten?

Wir behalten deine Daten so lange, wie wir sie benötigen. In der Regel werden alle deine Daten ca. einen Monat nach Ende der Veranstaltung gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgeschrieben ist, z.B. für die Buchhaltung (Aufbewahrungsfrist gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1–4, Abs. 4 HGB: 6 bis 10 Jahre).

Wer hat Zugriff auf deine Daten? (u.a. Auftragsverarbeitung)

Wir halten den Kreis derjenigen, die Zugriff auf deine Daten haben, so klein wie möglich. Zugriff auf deine Daten haben:

  • Der Stammesrat (Stammesführung, Gruppenleitungen und andere vergebene Ämter)
  • Die Leitung und das Team der Veranstaltung
  • Bei einer Online-Anmeldung: Unsere selbst gehostete Pretix-Instanz und das dazugehörige technische Team
  • Ein Teil deiner Daten wird auch von anderen Teilnehmer*innen einsehbar, z.B. dein Name

Wir verarbeiten deine Daten auch digital und geben sie untereinander weiter, beispielsweise per E-Mail oder über Nextcloud, die wir auf unserem eigenen Server (VPS) bei netcup hosten. Dabei achten wir darauf, dass deine Daten so sicher wie möglich sind.

In Ausnahmefällen müssen wir bestimmte Daten an Dritte weitergeben, z.B. an Behörden oder Rettungskräfte, falls dies für deine Sicherheit notwendig ist. In solchen Fällen informieren wir dich entsprechend.

Für die Verarbeitung durch externe Dienstleister (z.B. unser Hoster netcup) haben wir Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen, um sicherzustellen, dass deine Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen behandelt werden.

Noch Fragen?

Dann wende dich gerne an die Stammesführung unter stafue@wildgaense-leer.de oder an den/die Datenschutzbeauftragte*n unter datenschutz@wildgaense-leer.de.