Datenschutzerklärung für Veranstaltungen des BdP-Stammes Wildgänse Leer
1. Datenschutz auf einen Blick
Um unsere Lager, Fahrten, Kurse, Seminare usw. durchzuführen, benötigen wir von unseren Teilnehmer*innen und ggf. deren Erziehungsberechtigten personenbezogene Daten (im Folgenden „Daten“). Wir gehen mit diesen Daten genauso verantwortungsvoll um wie mit den Kindern, Jugendlichen und (jungen) Erwachsenen, die uns anvertraut sind.
Diese Datenschutzerklärung legt die allgemeinen Grundsätze fest, auf deren Basis wir alle Verarbeitungstätigkeiten bei Veranstaltungen organisieren. Diese Grundsätze werden bei Bedarf veranstaltungsspezifisch ergänzt und angepasst und mit der jeweiligen Ausschreibung veröffentlicht.
Unser Ziel ist es, dass jedes Mitglied genau weiß, was mit seinen Daten geschieht. Wir bedanken uns für das Vertrauen!
2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
BdP Stamm Wildgänse Leer vertreten durch die Stammesführung:
Harry Röben & Loriana Penning
Fährstraße 6, 26789 Leer
E-Mail: stafue@wildgaense-leer.de
Datenschutzbeauftragte*r:
E-Mail: datenschutz@wildgaense-leer.de
3. Wessen Daten verarbeiten wir?
- Mitglieder und Mitgliedschaftsanwärter*innen, die an der jeweiligen Veranstaltung teilnehmen (im Folgenden „Teilnehmer*innen“)
- Bei Minderjährigen deren Erziehungsberechtigte bzw. Personensorgeberechtigte (im Folgenden „Erziehungsberechtigte“)
- Ansprechpersonen für den Notfall, soweit ihr uns diese benennt
Hinweis an Erziehungsberechtigte: Auch eure eigenen Daten (Name, Kontaktdaten, ggf. Bankverbindung) werden von uns verarbeitet. Alle in dieser Erklärung beschriebenen Rechte gelten für euch ebenso.
4. Welche Daten verarbeiten wir?
- Bestandsdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
- Kontaktdaten: Telefon- und Handynummer, E-Mail-Adresse
- Gesundheitsdaten: gesundheitliche Einschränkungen, Erkrankungen, Allergien, benötigte Medikamente, Ernährungsbesonderheiten, ggf. Impfstatus und Schwimmfähigkeit
- Inhaltsdaten: Texteingaben, Fotografien, Videos
- Zahlungsdaten: Bankverbindung, Zahlungsstatus, Zahlungshistorie
- Bei der Online-Anmeldung: Meta- und Kommunikationsdaten (IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs)
5. Wozu verarbeiten wir diese Daten?
Wir verarbeiten deine Daten für verschiedene Zwecke. Für jeden Zweck gibt es eine eigene Rechtsgrundlage:
5.1 Durchführung der Veranstaltung
Damit du teilnehmen kannst, müssen wir wissen, wer du bist und wie wir dich erreichen können. Wir verwalten die Anmeldung, planen Unterkunft, Verpflegung und Fahrten, teilen Gruppen ein und stellen das Programm zusammen. Dein Geburtsdatum und dein Geschlecht benötigen wir für die Planung von altersgerechtem und koedukativem Programm sowie für die Schlafplatzeinteilung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Teilnahmevertrags).
5.2 Gesundheitsdaten
Während der Veranstaltung wollen wir gesundheitliche Zwischenfälle vermeiden. Deshalb müssen wir wissen, ob du Vorerkrankungen oder Allergien hast, auf die wir achten müssen, und ob du Medikamente einnehmen musst.
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung), die du bei der Anmeldung gesondert erteilst.
Tritt während der Veranstaltung ein medizinischer Notfall ein und du kannst nicht selbst einwilligen, geben wir die notwendigen Daten auch ohne Einwilligung an Rettungskräfte weiter – dann auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. d und Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO (lebenswichtige Interessen).
5.3 Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
Wir wickeln Teilnahmebeiträge ab und bewahren die zugehörigen Belege auf.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Zahlungsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB für die Aufbewahrung.
5.4 Zuschussanträge
Nach der Veranstaltung beantragen wir öffentliche Zuschüsse (z. B. aus dem Kinder- und Jugendplan oder dem Landesjugendplan Niedersachsen). Dafür müssen wir Teilnahmelisten mit Namen, Geburtsdatum und Wohnort vorlegen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung aus den jeweiligen Förderrichtlinien).
5.5 Fotos und Öffentlichkeitsarbeit
Auf der Veranstaltung werden Fotos und ggf. Videos gemacht, auf denen du zu sehen sein kannst. Diese möchten wir für unsere Öffentlichkeitsarbeit verwenden – auf unserer Website, in sozialen Medien, in Print-Materialien und in Verbandsmedien des BdP.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die du bei der Anmeldung gesondert und freiwillig erteilst. Du kannst diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Die Fotoeinwilligung ist freiwillig. Wenn du sie nicht erteilst, kannst du trotzdem an der Veranstaltung teilnehmen. Wir achten dann darauf, dich nicht abzubilden bzw. entsprechende Aufnahmen nicht zu veröffentlichen.
Diese Zwecke ergeben sich aus unserem Vereinszweck, siehe § 2 der BdP-Bundessatzung.
6. Einwilligungen und Minderjährige
6.1 Wie du einwilligst
Für Gesundheitsdaten und für Fotos holen wir jeweils eine eigene, ausdrückliche Einwilligung ein. Bei der Online-Anmeldung geschieht das über getrennte Auswahlfelder, die nicht vorausgewählt sind.
Die Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist Voraussetzung für die Teilnahme – ohne diese Angaben können wir die Aufsichtspflicht nicht verantwortungsvoll erfüllen. Die Einwilligung in die Veröffentlichung von Fotos ist dagegen vollständig freiwillig.
6.2 Bei Minderjährigen
- Unter 16 Jahren: Die Einwilligung erteilen die Erziehungsberechtigten (Art. 8 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 1626 BGB). Deutschland hat die Altersgrenze nicht abgesenkt.
- Ab 16 bis unter 18 Jahren: Die Einwilligung in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten und in die Veröffentlichung von Fotos holen wir sowohl von dir als auch von deinen Erziehungsberechtigten ein.
- Ab 18 Jahren: Du entscheidest allein.
Auch wenn deine Erziehungsberechtigten eingewilligt haben, respektieren wir deinen Wunsch: Wenn du nicht fotografiert werden möchtest, sag es uns – wir halten uns daran.
6.3 Widerruf
Du bzw. deine Erziehungsberechtigten könnt eine erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, formlos per E-Mail an stafue@wildgaense-leer.de. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Bei bereits veröffentlichten Fotos entfernen wir diese nach deinem Widerruf von unseren eigenen Kanälen. Auf Kopien, die Dritte bereits angefertigt oder weiterverbreitet haben, haben wir keinen Zugriff.
7. Deine Rechte
- Auskunft (Art. 15): Du kannst jederzeit erfahren, welche Daten wir von dir wofür gespeichert haben.
- Berichtigung (Art. 16): Du kannst verlangen, dass wir falsche Daten korrigieren.
- Löschung (Art. 17): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen.
- Einschränkung (Art. 18): Du kannst verlangen, dass wir deine Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten.
- Datenübertragbarkeit (Art. 20): Du kannst verlangen, dass wir dir deine Daten in einem gängigen Format aushändigen oder an jemand anderen weitergeben.
- Widerspruch (Art. 21): Du kannst der Verarbeitung widersprechen, soweit wir sie auf ein berechtigtes Interesse stützen.
- Widerruf (Art. 7 Abs. 3): Du kannst erteilte Einwilligungen jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Bitte beachte, dass wir einen Teil deiner Daten möglicherweise weiter verarbeiten müssen, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen – etwa Abrechnungsunterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.
Wie du deine Rechte ausübst: Wende dich formlos an die Stammesführung unter stafue@wildgaense-leer.de. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Beschwerde: Du kannst dich jederzeit an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n unter datenschutz@wildgaense-leer.de wenden.
Du hast außerdem das Recht, dich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO):
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5, 30159 Hannover https://www.lfd.niedersachsen.de
Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und betreiben kein Profiling (Art. 22 DSGVO).
8. Wie lange behalten wir deine Daten?
Wir löschen deine Daten, sobald der Zweck entfallen ist. Konkret:
| Daten | Löschfrist |
|---|---|
| Gesundheitsdaten | Unverzüglich nach Ende der Veranstaltung, spätestens nach 2 Wochen. Papierlisten werden geschreddert. |
| Anmelde- und Kontaktdaten | 3 Monate nach Ende der Veranstaltung |
| Teilnahmelisten für Zuschussanträge | Bis zum Abschluss des Verwendungsnachweisverfahrens, längstens 5 Jahre |
| Buchhaltungsunterlagen (Rechnungen, Zahlungsbelege) | 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO, 6 Jahre gemäß § 257 HGB |
| Daten in der Pretix-Instanz | Automatische Anonymisierung 3 Monate nach Veranstaltungsende |
| Server-Logfiles | 7 Tage |
| Fotos mit Einwilligung | Bis zum Widerruf der Einwilligung |
| Mitgliedsdaten in der Mitgliederverwaltung | Für die Dauer der Mitgliedschaft, danach siehe Datenschutzerklärung für Mitglieder |
9. Wer hat Zugriff auf deine Daten?
Wir halten den Kreis so klein wie möglich. Zugriff haben:
- Die Stammesführung
- Die Leitung und das Team der jeweiligen Veranstaltung
- Der Kassenwart bzw. die Kassenwartin für Zahlungsdaten
- Das technische Team, das unsere Server betreut
- Andere Teilnehmer*innen sehen einen Teil deiner Daten, z. B. deinen Namen in der Gruppeneinteilung
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt: Sie sind nur der Veranstaltungsleitung und den Personen zugänglich, die während der Veranstaltung für die Erste Hilfe zuständig sind.
9.1 Online-Anmeldung über Pretix
Für die Online-Anmeldung nutzen wir die Software pretix. Wir betreiben pretix selbst auf einem virtuellen Server (VPS) bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe. Der Server steht in Deutschland. Mit netcup haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Ein Zugriff auf Inhaltsdaten durch netcup findet im regulären Betrieb nicht statt.
Beim Aufruf der Anmeldeseite werden automatisch Server-Logfiles erstellt (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb.
pretix setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, ohne das der Anmeldevorgang nicht funktioniert. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Tracking- oder Analyse-Cookies setzen wir nicht ein.
9.2 Zahlungsabwicklung
Du kannst per Überweisung oder über SumUp bezahlen.
Bei Zahlung per Überweisung erhalten wir deine Kontodaten über unsere Bank im Rahmen des normalen Zahlungsverkehrs.
Bei Zahlung über SumUp werden deine Zahlungsdaten direkt von der SumUp Limited, Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way, Dublin 2, Irland, verarbeitet. SumUp ist insoweit eigenständig Verantwortlicher und nicht unser Auftragsverarbeiter. Wir erhalten von SumUp lediglich die Information, ob und wann eine Zahlung erfolgt ist – deine vollständigen Kartendaten sehen wir zu keinem Zeitpunkt. Es gilt die Datenschutzerklärung von SumUp.
9.3 Interne Zusammenarbeit
Wir verarbeiten deine Daten auch digital und tauschen sie intern aus – per E-Mail und über eine Nextcloud-Instanz, die wir ebenfalls selbst auf unserem Server bei netcup betreiben.
9.4 Verhältnis zur Mitgliederverwaltung
Unabhängig von einzelnen Veranstaltungen führen wir eine Mitgliederverwaltung, in der die Daten unserer Mitglieder während der gesamten Mitgliedschaft gespeichert sind. Für die Anmeldung zu einer Veranstaltung greifen wir teilweise auf diese Daten zurück beziehungsweise gleichen sie ab. Die Löschung von Veranstaltungsdaten nach den in Abschnitt 8 genannten Fristen berührt deine Mitgliedsdaten nicht: Diese bleiben für die Dauer deiner Mitgliedschaft gespeichert.
Ausführliche Informationen zur Mitgliederverwaltung findest du in unserer Datenschutzerklärung für Mitglieder.
9.5 Weitergabe an Dritte
In folgenden Fällen geben wir Daten weiter:
- An Unterkünfte und Zeltplätze: Namenslisten, soweit für die Anmeldung erforderlich
- An den BdP-Landesverband bzw. die Bundesebene: für Zuschussanträge und die Verbandsversicherung
- An Zuschussgeber: Teilnahmelisten im Rahmen des Verwendungsnachweises
- An Rettungskräfte, Ärzt*innen oder Behörden: in Notfällen, soweit für deine Sicherheit erforderlich
Drittlandtransfer: Eine Übermittlung deiner Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt. Sollte eine Veranstaltung im Ausland stattfinden, informieren wir gesondert in der jeweiligen Ausschreibung.
10. Bist du verpflichtet, Daten anzugeben?
Die Angabe deiner Bestands- und Kontaktdaten ist für die Teilnahme erforderlich. Ohne sie können wir den Teilnahmevertrag nicht erfüllen und dich nicht mitnehmen.
Die Angabe von Gesundheitsdaten ist rechtlich freiwillig. Ohne sie können wir aber unsere Aufsichtspflicht nicht verantwortungsvoll wahrnehmen und müssen die Teilnahme im Einzelfall ablehnen.
Die Einwilligung in die Veröffentlichung von Fotos ist vollständig freiwillig und hat keine Auswirkung auf deine Teilnahme.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Noch Fragen?
Wende dich gerne an die Stammesführung unter stafue@wildgaense-leer.de oder an unsere*n Datenschutzbeauftragte*n unter datenschutz@wildgaense-leer.de.